Referat fra informasjonsmøte for

Referat fra informasjonsmøte for båtplassleietakere i Stoa og Kongshavn

Tid: Onsdag 30.11.2011 kl. 19:00 – 21:00

Sted: Halen gård

Ca. 35 leietakere møtte fram.

SAKER:

1. Saker fra forrige møte

2. Informasjon om forslag til ny organisering av drift av havnene

3. Informasjon om driften i 2011-sesongen

4. Regnskap for 2011 og budsjett for 2012 med planer for drift og vedlikehold

5. Evt.

BHU-K –leder Hallgeir Kjeldal ønsket velkommen og tok de frammøtte gjennom sak 1 og 2.

SAK 1 – Saker fra forrige møte

· Parkering i Stoa. Ferjedrift neste år vil sikkert føre til mer press på parkeringsplassen. Vi bør være forberedt på dette.

SAK 2- Informasjon om forslag til ny organisering av drift av havnene

Før forslaget blei gjennomgått tok Hallgeir etter anmodning fra møtedeltakerne en kort gjennomgang av organisasjonsmodellen LMF – LOS – BHU- BHU-K.

BHU-K ga for en tid tilbake BHU i oppdrag å utrede mulige forslag til ny organisering av driften av havna. Vi har etter noen års drift erfart at det er svært mange oppgaver å utføre og et stort behov har kommet fram for at en/flere ”godtgjorte” personer som kan ha oversikt og tilstedeværelse og koordinere driften.(Oppgaven er blitt for omfattende til at den kan utføres av frivillig tillitsvalgte)

BHU har utarbeidet flere forslag som BHU-K har gått gjennom sammen med BHU. Forslaget som blei presentert på møtet er et av alternativene, bearbeidet og redigert av BHU-K (Se vedlegg 1)

Forsamlingen lyttet oppmerksomt til forslaget og mange kom med spørsmål og synspunkter. Særlig vakte forslaget på en sum på 75 000 kroner interesse. Hvordan har nettopp den summen kommet fram? BHU-leder Ivan Schytte forklarte at de hadde tatt alle oppgavene som blir utført i dag og anslått tidsbruk og således kommet fram til et omtrentlig overslag.

Even Amlie mente at det er viktig å innhente info. fra de andre havnene i området om hvordan de godtgjører sine ”havneformenn”. Han poengterte også at det må undersøkes og klargjøres hvordan momsplikt og arbeidsgiveravgift kan påvirke den foreslåtte organiseringen.

Thomas Johansen mente det bør innføres ”tvungen dugnad” slik at leietakerne må kjøpe seg fri. På den måten kan vi få utført flere oppgaver på dugnad.

Her fikk han støtte av Geir Olav Tveit som mente at det bør være et punkt i stillingsinstruksen til ”havneformannen” som pålegger denne å være dugnadskoordinator.

Karl Audun Evensen mente at problemet med arbeidgiveravg. kunne løses ved at ”havneformannen” registrerte seg som enkeltmannsforetak og fakturerte BHU for oppgaven han gjorde. han framholdt også at vi må tørre å prøve en ny ordning og heller feile og forbedre ordningen når evalueringen foreligger.

SAK 3 – Informasjon om driften i 2011-sesongen.

BHU-leder Ivan tok forsamlingen gjennom driften i 2011-sesongen og BHU fikk applaus for vel utført arbeid med strøm til pirene og asfaltering m.m. Ivan fortalte også at det har vært en liten nedgang i antall søkere til båtplasser denne sesongen.

Gjennomgangen foreligger som vedlegg 2.

SAK 4 – Regnskap og budsjett

Regnskap forelå naturligvis ikke på møtet ettersom året ennå ikke er omme, men det skal ifølge Ivan ikke inneholde noen store overraskelser.

Investeringsbudsjett og driftsbudsjett foreligger som vedlegg 3.

SAK 5 – Evt.

Rykter om start på bygging av ny vei forbi ”Motorbåten”

Hallgeir fortalte at han har vært i kontakt med Kjell Sverre Rogn i Bamble kommune om saken og minnet han om avtalen om samtidighet i opprustningen av Stoa og bygging av vei. Svaret var at det er løse planer som Grenland Havn har luftet for en av driverne i fiskehavna. Kommunen står ved sitt løfte om samtidighet.

Tor Holm
(referent)

VEDLEGG 1 – Forslag til ny organisering av havnedriften
Drift av havnene på Stoa og i Kongshavn – organisering og kompensasjon

Saken ble drøftet i BHU-K i møte i mai og i oktober 2011.10.28 og lagt fram på leietakermøtet den 30.11.2011

BHU-K har følgende forslag som de ønsker leietakernes innspil på før beslutning fattes:

1. Dagens ordning med kompensasjon for rollen som bryggeformann bortfaller

2. Det innføres en ordning som ”havnekaptein”

3. Havnekaptein rollen kan fordeles på flere personer, maksimum 3

4. Det skal utarbeides en arbeidsinstruks for rollen

5. Innehavere av rollen kan ikke ha verv i BHU eller BHU-K, herunder heller ikke være bryggeformann

6. ”havnekaptein” har møte og forslagsrett i BHU

7. Havnekapteinen skal ikke ha en rolle i tildeling av båtplasser

8. Rollen skal ha definerte oppgaver og ikke kunne fatte vedtak utover det som delegeres fra BHU og/eller BHU-K i instruks

9. Rollen som havnekaptein kompenseres totalt med kr 75 000,-

Følgende oppgaver foreslås lagt inn under havnekaptein rollen:

· Drift og oppfølging av vaktordningen

· Drift av opplagsplassen

· Daglig ettersyn og oppfølging i havna, inkl. drift av båtregisteret

· Parkering

· Renovasjon

· Rapportering til leder av BHU

· Forefallende arbeid i havnene etter retningslinjer gitt av BHU

Bryggeformenn (tillitsvalgt for bryggene) opprettholdes. Rollen er å være kontaktledd mellom BHU og leietakerne. BHU skal holde regelmessige møter med bryggeformennene. Rollen kompenseres ikke.

Øvrige roller og oppgaver i tilknytning til drift av havnene godtgjøres ikke. Frivillig innsats og dugnadsarbeid er en forutsetning for rimelig plassleie. Leietakere i havna er pliktige til å stille opp på dugnader og påta seg eventuelle verv.

VEDLEGG 2 – Driften i 2011-sesongen

Fra Leietakermøte 30. november 2011

Fra Leietakermøtet VÅREN!

Oppfølging av saker fra møtet:

· Organisering av parkering i Stoa. Arbeidsgruppe etablert:

· Skal legge frem forslag om parkeringsordning, bruk av plassen, slepet etc. Svært mange benytter plassen, båthengere gjensettes etc. Det er en utvikling som etterhvert gjør det problematisk å finne plass.

· Handikap-parkering etableres i området Kuskjær- Barfod. Er avklart med kommunen og nært forestående.

Utvalget, endring innenfor utvalgets mandat.

Se hjemmesida

Kort om sesongen.

Søkerlister og fordeling av plasser

· Noe nedgang i antall søkere

· Betydelig økning i antall fristilte

· Noen permanent ledige

· Behov for store plasser

· Fordeling av plasser langt ut i juli

· Utleie for kortere tidsrom

Renovasjonsordninga, inkl. Miljøkontainer

· Betydelig arbeid med å holde orden ved miljøkontainer, skal BHU bruke tid på å rydde.

· Renovasjon generelt, betydelig problem med meanglenbde tømming, ved oppstart

· Mye bruk av hyttefolk

· Løsning på plass etterhvert

Gjestehavnsordning

· Svært tett opp mot feriesesongen ble det inngått avtale med Bamble Kommune.

· Sikret oss med hensyn til økonomi.

· Ordningen ble koordinert av Karl Evensen og utført av to ungdommer som sommerjobb.

· Bedre besøk enn fjoråret til tross for dårlig vær. Vi fikk bra tilbakemeldinger fra gjestene.

· Gjestehavnsordningen skulle opprinnelig inkludert den nye flytebryggen på Langøya, men den ble ikke ferdig tidsnok (manglet strøm) og det ble derfor gratis å ligge der.

· Vi fikk låne båt av speiderne mot å øse båtene deres (det ble mye øsing i år)

· Det var turistkontoret som var ansvarlig for innkreving av havneavgift i Kongshavn og Dampskipsbryggen, hvordan dette fungerte vet vi ikke.

· For neste sesong: Det kan være aktuelt å se på dette sammen med vårt opplegg.

· BHU har balanse i økonomien, driftsgaranti fra Kommunen. Dersom man neste år får til en lignende ordning eller bedre bør man sørge for at ”Langesund gjestehavn” kommer inn i aktuelle databaser.

· Utløser underskuddsgaranti kr. 10.000,-

Arbeider i Stoa, opplagsplassen etc. utført

Skiftet rør, ved veien og ned mot pir. Resterende arbeider når event annet er avklart!

Asfalteringsarbeid, Kuskjær mot nord

Skiftet masse under mastestativ, asfaltering

Vaktordning

Vaktordningen går bedre for hvert år og leietakerne er positive. Det er det samme antallet som kjøper seg fri i år som i fjor og disse vaktene er i stor grad blitt utført av leietakere som har fått tildelt plass i år. Det har ikke vært noen hendelser hos Børre. Ordningen fungerer bra også i denne sammenheng. Det at vaktlisten rulleres slik at folk ikke får vakt på samme tidspunkt år etter år anses som positivt. Ved overgang til det nye ”Havneregisteret” er det viktig at historien om hvem som har gått vakt når overføres.

Hærverk og tyveri

Det har vært flere hendelser enn i fjor

Skjer på dagtid.

Stjålet en 9,9 hk motor (K-pir)

Skadeverk med bl.a. utløsning av et brannslukningsapparat en lørdag på D-piren

I månedsskiftet juli /august har uvedkommende tatt seg om bord i minst tre båter i Kongshavn

Det skal være stjålet en båt.

Det forsvant en dyr båt som sto på en henger på parkeringsplassen Det skal tas kontakt med politiet for å finne ut om det er ytterligere tilfeller. Ansvarlig Karl Evensen

Det må undersøkes om vi skal installere mer lys! Det synes mere aktuelt nå å eventuelt eteablere kameraovervåkning for å dekke de periodene hvor det ikke er vaktordning. Muligheter undersøkes. Ansvarlig Karl Evensen

Utlån av plasser / rokering

Det har i løpet av sommeren vært utlån av ledigmeldte plasser fordi noen har vært uten båt en periode, mens andre har skaffet seg større båt. Endel merarbeid for utvalget men vi mener det er såvidt positivt at vi tar den.

Utleie av plass på utsiden av L-pir

Grenland havn har presisert at vi ikke har anledning til å leie ut ”faste plasser” på utsiden av L-piren da disse må kunne frigjøres på kort varsel (timer). BHU ønsker å være behjelpelig med å skaffe større plass til leietakere som anskaffer seg større båt, men har ikke noe ansvar for dette.

Lekteren som ligger på utsiden av L-piren tilhører Lundsett og Walle og dette firmaet har en avtale med Grenland havn. BHU har et godt samarbeid med Lundsett og Walle.

Det er viktig å være klar over at Børre disponerer de nordligste 10 meterne av L-pirens utside samt plassene på nordsiden av den korte betongbryggen (øst-vest). Ref

Vedlikehold i havnen

Ved K-piren er pålen som holder vaieren til akterfestene «slått ned» ved hjelp av vannspyling. Det bør på sikt vurderes om denne «luftvaieren» skal erstattes av en kjetting på bunnen.

Ved C-piren er det et lodd som skaper problemer og dette er merket med en bøye. Dette er ikke en god løsning. Loddet bør senkes (spyles)ned.

Enden av moloen er sjekket av dykkere og er funnet i orden.

Festene til H-piren er justert og loddene er spylt ned.

Utenfor J-piren er det et lodd som skaper problemer for båter som stikker dypere enn 1,9 meter.

Opplagsplassen

Det må finnes en plass hvor småbåter kan vinterlagres

Branngaten må flyttes i forhold til i fjor. Branngaten vil bli merket. Ansvarlig Trond Olav Karlsen.

Vinteropplag

Ansvarlig Trond Olav Karlsen. Rein Bråten må kontaktes angående opplagsplassen.

Skjema som skal fylles ut av båteiere som har båter i opplag er klart. Kopieres og legges ut i kjeller. Henvendelser om opplag kan gjøres på epost bhu@langesundmf.com eller direkte til Trond,

Diverse anleggsarbeider

Graving starter i perioden 23 til 26 august for å få skiftet ut vannledningen på opplagstomten.

Det ligger en el-kabel i samme grøfta som den eksisterende vannledningen. Denne bør sjekkes og eventuelt byttes ut. Eventuelt vurderes om det skal legges ned et rør for så senere trekke ny kabel.

Det bør vurderes om man kan få satt opp igjen den ødelagte vannposten mot veien.

Montering av redningsringer/ bøyer

Anders har laget alle kassene i tillegg til å kontakte forsikringsselskapet. Stor takk. Bryggeformennene må komme og hente kassene sine. De eksisterende bøyler må benyttes. Tore Landa varsler bryggeformennene om dette. Bøyene kommer i løpet av 14 dager. Det må være en kontrollert innsamling av eksisterende bøyer.

På L-piren settes det opp gamle ringer. Nye fester må lages ved for eksempel Skarweld. Ansvarlig Nils Henrik Eldrup.

Asfaltering fra Kusjær og nordover

Har fått positiv tilbakemelding fra Grenland Havn og det kan brukes inntil 80 000 kr. Arbeidet koordineres med kommunen. Ansvarlig Karl Evensen

Slepet

Vi ser på mulighetene for å etablert nytt slep. Kontakt med kommunen forberedes. Ivan kontakter Hallgeir

Hjemmesider til LMF (og BHU)

Det må sjekkes status på denne når det gjelder BHU. Jon Bjerke eller Audun Herfindal må kontaktes dersom det ikke er overensstemmelse. Viktig med ennå store focus på endringer av kontaktinfo. Melding til BHU om ønsker og forslag

Ansvarlig Nils Henrik Eldrup

Renovasjonsordningen

Dette har etter hvert gått meget bra og samarbeidet med Lundquist i kommunen har medført at denne har blitt kombinert med hytterenovasjonen. Ordningen vil gå videre ut sesongen.

Ivan og Hans Jørgen følger dette opp.

Gjennomgang av status brygger etter sommeren. I hovedsak OK!

Oppfølgingssaker: Vedlikeholdsbehov på L, ellers OK.

Bygge dekke mellom gangvei Mobile og lager.

Sluttføring av strøm til Kongshavn

Noe manglende vedr. fortøyning

Bruk av plass, leieforhold og eierskap båt

Opplag og vinterplasser

Kontaktperson opplag: Trond Karlsen og Torte Landa, Geir Dahlmann for fellesopptak LOS

Den enkelte har ansvar for tilsyn!! OBS! I disse tider med storm fra alle kanter

Fastsatt pris: kr 40,- pr. fot.

Vinterplasser, kontaktpersoner er bryggef. i hovedsak E og L.

Bryggeregister

Løsningen er på plass!

Vurderer hvor mye som skal være tilgjengelig av informasjon

Hovedsak et hjelpemiddel for driften

Leietaker følge opp med personalia, adr. Kontakt

Søknader etc

Adminstrativt

Organisering av driften

Endelig model innen årsslutt

Budsjettarbeid

Vurderer tiltak for å hindre økning av hærverk og tyveri!

Gjennomføre vinterforberedelser

A-piren og Kongshavn!

Stenge vann!

Tar ellers imot innspill, kontakt direkte, hjemmesiden, epost!

For BHU

Ivan